Patient privacy protection


The PDF files above include information for our patients regarding privacy practices. The full text of the PDFs are also listed below. Valley Oral Surgery complies with all current Federal law and HIPAA regulations.

Privacy policy graphic




At Valley Oral Surgery, we are committed to treating and using protected health information about you responsibly. This Notice of Health Information Practices describes the personal information we collect, and how and when we use or disclose that information. It also describes your rights as they relate to your protected health information. This Notice is effective 4/14/03 and applies to all protected health information as defined by federal regulations.

Understanding Your Health Record/Information

Each time you visit Valley Oral Surgery, a record of your visit is made. Typically, this record contains your symptoms, examination and test results, diagnoses, treatment, and a plan for future care or treatment. This information, often referred to as your health or medical record, serves as a:

  • Basis for planning your care and treatment.
  • Means of communication among the many health professionals who contribute to your care.
  • Legal document describing the care you received.
  • Means by which you or a third-party payer can verify that services billed were actually provided.
  • Tool in educating health professionals.
  • Source of data for medical research.
  • Source of information for public health officials charged with improving the health of this state and the nation.
  • Activities conducted to obtain payment for your care.
  • Tool with which we can assess and continually work to improve the care we render and the outcomes we achieve.

Understanding what is in your record and how your health information is used helps you to: ensure its accuracy, better understand who, what, when, where, and why others may access your health information, and make more informed decisions when authorizing disclosure to others.

Your Health Information Rights

Although your health record is the physical property of Valley Oral Surgery, the information belongs to you.

You have the right to:

  • Obtain a paper copy of this notice of information practices upon request.
  • Inspect and copy your health record as provided for in 45 CFR 164.524.
  • Amend your health record as provided in 45 CFR 164.528.
  • Obtain an accounting of disclosures of your health information as provided in 45 CFR 164.528.
  • Request communications of your health information by alternative means or at alternative locations.
  • Request a restriction on certain uses and disclosures of your information as provided by 45 CFR 164.522.
  • Revoke your authorization to use or disclose health information except to the extent that action has already been taken.

Our Responsibilities

Valley Oral Surgery is required to:

  • Maintain the privacy of your health information.
  • Provide you with this notice as to our legal duties and privacy practices with respect to information we collect and maintain about you.
  • Abide by the terms of this notice.
  • Notify you if we are unable to agree to a requested restriction.
  • Accommodate reasonable requests you may have to communicate health information by alternative means or at alternative locations.

We reserve the right to change our practices and to make the new provisions effective for all protected health information we maintain. Should our information practices change, we will post a revised notice in the office.

We will not use or disclose your health information without your authorization, except as described in this notice. We will also discontinue to use or disclose your health information after we have received a written revocation of the authorization according to the procedures included in the authorization.

For More Information or to Report a Problem

If you have questions and would like additional information, you may contact the practice’s Privacy Officer at 610-437-1727.

If you believe your privacy rights have been violated, you can file a complaint with the practice’s Privacy Officer, or with the Office for Civil Rights, U.S. Department of Health and Human Services. There will be no retaliation for filing a complaint with either the Privacy Officer or the Office for Civil Rights. The address for the OCR is listed below:

Office for Civil Rights

U.S. Department of Health and Human Services
200 Independence Avenue, S.W.
Room 509F, HHH Building
Washington, D.C. 20201

Examples of Disclosures for Treatment, Payment and Health Operations

We will use your health information for treatment.

For example: Information obtained by a nurse, physician, or other member of your health care team will be recorded in your record and used to determine the course of treatment that should work best for you. Your physician will document in your record his or her expectations of the members of your health care team. Members of your health care team will then record the actions they took and their observations. In that way, the physician will know how you are responding to treatment.

We will also provide your physician or a subsequent health care provider with copies of various reports that should assist him or her in treating you once you’re discharged.

We will use your health information for payment.

For example: A bill may be sent to you or a third-party payer. The information on or accompanying the bill may include information that identifies you, as well as your diagnosis, procedures, and supplies used.

We will use your health information for regular health operations.

For example: Members of the medical staff, the risk or quality improvement manager, or members of the quality improvement team may use information in your health record to assess the care and outcomes in your case and others like it. This information will then be used in an effort to continually improve the quality and effectiveness of the health care and service we provide.

Business associates: There are some services provided in our organization through contacts with business associates. Examples include: physician services in the emergency department and radiology, certain laboratory tests, and a copy service we use when making copies of your health record. When these services are contracted, we may disclose your health information to our business associate so that they can perform the job we’ve asked them to do and bill you or your third-party payer for services rendered. To protect your health information, however, we require the business associate to appropriately safeguard your information.

Directory: Unless you notify us that you object, we will use your name, location in the facility, general condition, and religious affiliation for directory purposes. This information may be provided to members of the clergy and, except for religious affiliation, to other people who ask for you by name.

Notification: We may use or disclose information to notify or assist in notifying a family member, personal representative, or another person responsible for your care, your location, and general condition.

Communication with family: Health professionals, using their best judgment, may disclose to a family member, other relative, close personal friend or any other person you identify, health information relevant to that person’s involvement in your care or payment related to your care.

Research: We may disclose information to researchers when their research has been approved by an institutional review board that has reviewed the research proposal and established protocols to ensure the privacy of your health information.

Funeral directors: We may disclose health information to funeral directors consistent with applicable law to carry out their duties.

Organ procurement organizations: Consistent with applicable law, we may disclose health information to organ procurement organizations or other entities engaged in the procurement, banking, or transplantation of organs for the purpose of tissue donation and transplant.

Marketing: We may contact you to provide appointment reminders or information about treatment alternatives or other health-related benefits and services that may be of interest to you.

Food and Drug Administration (FDA): We may disclose to the FDA health information relative to adverse events with respect to food, supplements, product and product defects, or post marketing surveillance information to enable product recalls, repairs, or replacement.

Workers compensation: We may disclose health information to the extent authorized by and to the extent necessary to comply with laws relating to workers compensation or other similar programs established by law.

Public health: As required by law, we may disclose your health information to public health or legal authorities charged with preventing or controlling disease, injury, or disability.

Law enforcement: We may disclose health information for law enforcement purposes as required by law or in response to a valid subpoena.

Federal law makes provisions for your health information to be released to an appropriate health oversight agency, public health authority or attorney, provided that a work force member or business associate believes in good faith that we have engaged in unlawful conduct or have otherwise violated professional or clinical standards and are potentially endangering one or more patients, workers or the public.

Release Authorizations: Certain disclosures and uses of patient information require authorization from the patient.

Disclosures include:

Psychotherapy notes: These notes are from a mental health professional and are kept separate from your record.

Fundraising: The office does not use any personal information in Marketing or Fundraising.

Restricting information releases: A patient who pays for a service in full and out of pocket may request that the office not disclose any information about the service to an insurance company. The request must be in writing and has to identify what information is restricted and what insurance company is not to receive it, including Medicare and Medicaid.

Breach notifications: Patients will be notified in writing when a breach in their protected information occurs. Any loss or inappropriate disclosure of data is a breach.

Patients may ask for their records in electronic format (if available). The office must supply this information within 30 days.




En Valley Oral Surgery, estamos comprometidos a tratar y usar su Información Protegida de Salud de manera responsable. Este Aviso de Prácticas de Información Sanitaria describe la información personal que recopilamos y cómo y cuándo usamos o divulgamos esa información. También describe sus derechos en relación con su Información Protegida de Salud. Este Aviso entra en vigencia el 4/14/03 y se aplica a toda la Información Protegida de Salud según lo definen las regulaciones federales.

Comprender su registro/información de salud

Cada vez que visita Valley Oral Surgery, se realiza un registro de su visita. Por lo general, este registro contiene sus síntomas, resultados de exámenes y pruebas, diagnósticos, tratamiento y un plan para la atención o el tratamiento futuros. Esta información, a la que a menudo se hace referencia como su historial médico o de salud, sirve como:

  • Base para planificar su atención y tratamiento.
  • Medio de comunicación entre los muchos profesionales sanitarios que contribuyen a su atención.
  • Documento legal que describe la atención que usted recibió.
  • Medio por el cual usted o un tercero pagador pueden verificar los servicios facturados que se prestaron.
  • Herramienta en la formación de profesionales de la salud.
  • Fuente de datos para la investigación médica.
  • Fuente de información para los funcionarios de salud pública encargados de mejorar la salud de este estado y de la nación.
  • Actividades realizadas para obtener el pago de su atención.
  • Herramienta con la que podemos evaluar y trabajar continuamente para mejorar la atención que prestamos y los resultados que logramos.

Comprender qué hay en su expediente y cómo se usa su información de salud le ayuda a: garantizar la precisión de la información, comprender mejor quién, qué, cuándo, dónde y por qué otros pueden acceder a su información de salud, y tomar decisiones más informadas al autorizar la divulgación a otros.

Sus derechos sobre la información sanitaria

Aunque su registro de salud es propiedad física de Valley Oral Surgery, la información le pertenece a usted.

Usted tiene derecho a:

  • Obtener una copia impresa de este aviso de prácticas de información si lo solicita.
  • Inspeccionar y copiar su expediente médico según lo dispuesto en 45 CFR 164.524.
  • Modificar su expediente médico según lo dispuesto en 45 CFR 164.528.
  • Obtener un informe de las divulgaciones de su información de salud según lo dispuesto en 45 CFR 164.528.
  • Solicitar comunicaciones de su información de salud por medios alternativos o en ubicaciones alternativas.
  • Solicitar una restricción sobre ciertos usos y divulgaciones de su información según lo dispuesto en 45 CFR 164.522.
  • Revocar su autorización para usar o divulgar información médica, excepto en la medida en que ya se hayan tomado medidas.

Nuestras responsabilidades

Valley Oral Surgery está obligada a:

  • Mantener la privacidad de su información de salud.
  • Proporcionarle este aviso sobre nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad con respecto a la información que recopilamos y mantenemos sobre usted.
  • Cumplir con los términos de este aviso.
  • Notificarle si no podemos aceptar una restricción solicitada.
  • Atender solicitudes razonables que usted tenga que comunicar a través de medios alternativos o en ubicaciones alternativas.

Nos reservamos el derecho de cambiar nuestras prácticas y hacer que las nuevas disposiciones sean efectivas para toda la Información Protegida de Salud que mantengamos. Si nuestras prácticas de información cambian, publicaremos un aviso revisado en la oficina.

No usaremos ni divulgaremos su información de salud sin su autorización, excepto como se describe en este aviso. También dejaremos de usar o divulgar su información de salud después de haber recibido una revocación por escrito de la autorización de acuerdo con los procedimientos incluidos en la autorización.

Para obtener más información o para Informar de cualquier problema

Si tiene preguntas y desea información adicional, puede comunicarse con el oficial de Privacidad al 610-437-1727.

Si cree que se han violado sus derechos de privacidad, puede presentar una queja ante el oficial de Privacidad o ante la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los EE. UU. No habrá represalias por presentar una queja ante el oficial de Privacidad o la Oficina de Derechos Civiles. La dirección de la OCR se indica a continuación:

Oficina de Derechos Civiles

Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE. UU.
200 Independence Avenue, S. W.
Room 509F, HHH Building
Washington, D.C. 20201

Ejemplos de divulgaciones para tratamiento, pago y operaciones de salud

Usaremos su información de salud para el tratamiento.

Por ejemplo: La información obtenida por una enfermera, un médico u otro miembro de su equipo de atención médica se registrará en su expediente y se utilizará para determinar el curso de tratamiento que debería funcionar mejor para usted. Su médico documentará en el expediente sus expectativas de los miembros de su equipo de atención médica. Los miembros de su equipo de atención médica registrarán las acciones que tomaron y sus observaciones. De esa manera, el médico sabrá cómo usted está respondiendo al tratamiento.

También le proporcionaremos a su médico o a un proveedor de atención médica posterior copias de varios informes que deberían ayudarlo a tratarlo una vez que le den de alta.

Usaremos su información de salud para el pago.

Por ejemplo: Se le puede enviar una factura a usted o a un tercero pagador. La información que figura en la factura o que la acompaña puede incluir información que lo identifique, su diagnóstico, procedimientos y suministros utilizados.

Utilizaremos su información de salud para operaciones de salud regulares.

Por ejemplo: Los miembros del personal médico, el gerente de riesgos o de mejora de la calidad, o los miembros del equipo de mejora de la calidad pueden usar la información de su expediente médico para evaluar la atención y los resultados en su caso y en otros similares. Esta información se utilizará en un esfuerzo por mejorar continuamente la calidad y la eficacia de la atención médica y el servicio que brindamos.

Asociados de negocios: Hay algunos servicios prestados en nuestra organización a través de contactos con socios comerciales. Los ejemplos incluyen: servicios médicos en el departamento de emergencias y radiología, ciertas pruebas de laboratorio y un servicio de copiado para su registro de salud. Cuando se contratan estos servicios, podemos divulgar su información de salud a nuestro socio comercial para que puedan realizar el trabajo que les hemos pedido y facturarle a usted o a su tercero pagador por los servicios prestados. Sin embargo, para proteger su información de salud, requerimos que el socio comercial proteja su información de manera adecuada.

Directorio: A menos que nos notifique que se opone a la divulgación de información, usaremos su nombre, ubicación en el centro, condición general y afiliación religiosa para fines del directorio. Esta información se puede proporcionar a los miembros del clero y, a excepción de la afiliación religiosa, a otras personas que pregunten por usted por su nombre.

Notificación: Podemos usar o divulgar información para notificar o ayudar a notificar a un familiar, representante personal u otra persona responsable de su atención, su ubicación y condición general.

Comunicación con la familia: Los profesionales de la salud, utilizando su mejor criterio, pueden divulgar a un familiar, otro pariente, amigo personal cercano o cualquier otra persona que usted identifique, información de salud relevante para la participación de esa persona en su atención o el pago relacionado con su atención.

Investigación: Podemos divulgar información a investigadores cuando su investigación haya sido aprobada por una junta de revisión institucional que haya revisado la propuesta de investigación y establecido protocolos para garantizar la privacidad de su información de salud.

Directores de funerarias: Podemos divulgar información de salud a directores de funerarias de conformidad con la ley aplicable para llevar a cabo sus funciones.

Organizaciones de obtención de órganos: De conformidad con la ley aplicable, podemos divulgar información de salud a organizaciones de obtención de órganos u otras entidades involucradas en la obtención, el almacenamiento o el trasplante de órganos con fines de donación y trasplante de tejidos.

Marketing: Podemos comunicarnos con usted para proporcionarle recordatorios de citas o información sobre alternativas de tratamiento u otros beneficios y servicios relacionados con la salud que puedan ser de su interés.

Administración de Alimentos y Medicamentos (FDA): Podemos divulgar a la FDA información de salud relacionada con eventos adversos con respecto a alimentos, suplementos, productos y defectos del producto, o información de vigilancia posterior a la comercialización para permitir la retirada, reparación o reemplazo de productos.

Compensación laboral: Podemos divulgar información de salud en la medida en que lo autorice y en la medida en que sea necesario para cumplir con las leyes relacionadas con la compensación laboral u otros programas similares establecidos por la ley.

Salud pública: Según lo exija la ley, podemos divulgar su información de salud a las autoridades de salud pública o legales encargadas de prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades.

Organismos de seguridad: Podemos divulgar información de salud para fines de aplicación de la ley según lo exija la ley o en respuesta a una citación válida.

La ley federal establece disposiciones para que su información de salud se divulgue a una agencia de supervisión sanitaria, autoridad de salud pública o abogado apropiados, siempre que un miembro de la fuerza laboral o un asociado comercial crea de buena fe que hemos participado en una conducta ilegal o que de otro modo hemos violado los estándares profesionales o clínicos y que ponen en peligro a uno o más pacientes, trabajadores o público en general.

Autorizaciones de publicación: Ciertas divulgaciones y usos de la información del paciente requieren la autorización del paciente.

Las divulgaciones incluyen:

Notas de psicoterapia: Estas notas son de un profesional de la salud mental y se mantienen separadas de su registro.

Recaudación de fondos: La oficina no utiliza ninguna información personal en Marketing o Recaudación de fondos.

Restricción de la divulgación de información: Un paciente que paga un servicio en su totalidad y de su bolsillo puede solicitar que la oficina no divulgue ninguna información sobre el servicio a una compañía de seguros. La solicitud debe ser por escrito y tiene que identificar la información restringida y qué compañía de seguros no debe recibirla, incluidos Medicare y Medicaid.

Notificaciones de incumplimiento: Los pacientes serán notificados por escrito cuando ocurra una violación de su información protegida. Cualquier pérdida o divulgación inapropiada de datos es una violación.

Los pacientes pueden solicitar sus registros en formato electrónico (si están disponibles). La oficina debe proporcionar esta información en un plazo de 30 días.